4 Tính Năng Hữu Ích Của Asana Cho Team Content

Đăng vào bởi Phạm Đăng Định
Asana
27
Th5

Asana, nền tảng quản lý công việc hàng đầu, mang đến giải pháp tối ưu hóa quy trình sản xuất nội dung cho các đội nhóm tại Tinymedia.vn. Công cụ mạnh mẽ này giúp sắp xếp dự án, tăng cường cộng tác, và đạt được mục tiêu hiệu quả, biến thách thức quản lý thành cơ hội bứt phá năng suất, tổ chức công việc khoa học, phần mềm quản lý dự án hiệu quả.

Asana Là Gì? Khám Phá Công Cụ Tổ Chức Công Việc Hàng Đầu

Asana là một nền tảng quản lý công việc và dự án dựa trên web và di động, được thiết kế để giúp các đội nhóm tổ chức, theo dõi và quản lý công việc của họ. Ra mắt từ năm 2008 bởi Dustin Moskovitz (đồng sáng lập Facebook) và Justin Rosenstein, Asana đã nhanh chóng trở thành lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ các startup nhỏ đến các tập đoàn lớn.

Khác với các công cụ chỉ tập trung vào chat hay chia sẻ tệp, Asana tập trung vào việc hiển thị ai đang làm việc gì và khi nào công việc đó hoàn thành. Điều này tạo ra sự minh bạch tối đa trong quy trình làm việc nhóm, đặc biệt quan trọng với đội ngũ sản xuất nội dung nơi các nhiệm vụ thường có tính phụ thuộc cao (ví dụ: viết bài -> biên tập -> thiết kế hình ảnh -> đăng tải).

Các tính năng chính của Asana bao gồm:

  • Nhiệm vụ (Tasks): Các đơn vị công việc nhỏ nhất, có thể được gán người phụ trách, thời hạn, mô tả, tệp đính kèm và bình luận.
  • Dự án (Projects): Nơi tập hợp các nhiệm vụ liên quan đến một mục tiêu hoặc sáng kiến cụ thể (ví dụ: Dự án “Chiến dịch Blog Quý 3”, Dự án “Tái cấu trúc Nội dung Website”).
  • Đội nhóm (Teams): Cho phép nhóm các dự án và thành viên theo bộ phận hoặc chức năng (ví dụ: Đội ngũ Content Marketing).
  • Chế độ xem (Views): Cung cấp nhiều cách để xem công việc, như danh sách (List), bảng Kanban (Board), lịch (Calendar), và biểu đồ Gantt (Timeline).
  • Tính năng cộng tác: Bình luận trực tiếp trên nhiệm vụ, chia sẻ tệp, nhận thông báo cập nhật.
  • Quản lý mục tiêu (Goals): Liên kết công việc hàng ngày với mục tiêu lớn hơn của đội nhóm hoặc công ty.
  • Báo cáo (Reporting): Theo dõi tiến độ, hiệu suất làm việc và phân bổ nguồn lực.

Asana được thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng, ngay cả với những người không quen thuộc với các công cụ quản lý dự án phức tạp. Đây chính là lý do khiến nó trở thành một lựa chọn lý tưởng cho đội ngũ nội dung, giúp họ nhanh chóng làm quen và tối ưu hóa quy trình làm việc mà không tốn quá nhiều thời gian đào tạo.

Tại Sao Đội Ngũ Nội Dung Cần Asana? Tối Ưu Hóa Quy Trình Sản Xuất

Đội ngũ nội dung thường xử lý khối lượng công việc khổng lồ và đa dạng: từ lên ý tưởng bài blog, kịch bản video, nội dung mạng xã hội, email marketing, đến landing page, e-book, v.v. Mỗi loại nội dung lại có quy trình sản xuất riêng biệt, yêu cầu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên (người viết, biên tập viên, nhà thiết kế, chuyên gia SEO, người duyệt bài, người đăng tải).

Những thách thức phổ biến bao gồm:

  • Mất dấu ý tưởng: Ý tưởng nằm rải rác ở nhiều nơi (ghi chú, email, cuộc họp).
  • Quy trình thiếu nhất quán: Mỗi người làm một kiểu, khó theo dõi.
  • Giao tiếp rời rạc: Trao đổi qua email, chat làm thông tin bị phân tán, khó tìm lại.
  • Chậm trễ phê duyệt: Nội dung chờ duyệt làm tắc nghẽn quy trình.
  • Thiếu minh bạch về tiến độ: Không biết rõ ai đang làm gì và khi nào xong.
  • Quản lý lịch trình phức tạp: Lịch xuất bản thay đổi liên tục, dễ nhầm lẫn.

Asana giải quyết hiệu quả các vấn đề này bằng cách cung cấp một không gian tập trung cho toàn bộ quy trình sản xuất nội dung. Nó giúp:

  • Tập trung ý tưởng: Tạo một dự án riêng để thu thập và quản lý các ý tưởng nội dung.
  • Chuẩn hóa quy trình: Xây dựng các template dự án cho từng loại nội dung với các bước rõ ràng (ví dụ: Template Bài Blog: Ý tưởng > Dàn ý > Viết nháp > Biên tập > Thiết kế > Tối ưu SEO > Duyệt > Đăng bài).
  • Tăng cường cộng tác: Thảo luận và đưa phản hồi trực tiếp trên từng nhiệm vụ.
  • Minh bạch hóa tiến độ: Mọi người đều thấy rõ trạng thái của từng nhiệm vụ và dự án.
  • Quản lý lịch trình chính xác: Sử dụng chế độ xem lịch và biểu đồ Gantt để lên kế hoạch và theo dõi thời hạn.

Tinymedia tin rằng việc áp dụng một công cụ như Asana là bước đi chiến lược để đội ngũ nội dung không chỉ hoàn thành công việc, mà còn hoàn thành nó một cách xuất sắc, đúng hạn và với chất lượng cao nhất. Điều này trực tiếp đóng góp vào sự thành công của các chiến dịch digital marketing, bao gồm cả SEO và quảng cáo trực tuyến, vốn phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng và tính kịp thời của nội dung.

4 Tính Năng Hữu Ích Vượt Trội Của Asana Cho Team Content

Dưới đây là 4 tính năng cốt lõi mà Tinymedia thấy đặc biệt hữu ích và mang lại giá trị lớn cho đội ngũ sản xuất nội dung:

1. Quản Lý Dự Án Và Nhiệm Vụ Tập Trung (Projects & Tasks Management)

Đây là nền tảng của Asana. Khả năng tạo dự án không giới hạn (tùy gói) và phân chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, gán người phụ trách và đặt hạn chót là yếu tố then chốt giúp đội ngũ nội dung tổ chức mọi thứ từ những chiến dịch lớn đến các công việc nhỏ lẻ hàng ngày.

Lợi ích cho Team Content:

  • Sắp xếp công việc rõ ràng: Thay vì danh sách dài bất tận trong email hoặc spreadsheet, mọi công việc được tổ chức trong các dự án cụ thể. Dự án có thể là một chiến dịch (ví dụ: “Chiến dịch Content Marketing Black Friday”), một loại nội dung định kỳ (ví dụ: “Lịch Biên Tập Blog Hàng Tháng”), hoặc thậm chí là các công việc nội bộ của team (ví dụ: “Kế hoạch Đào tạo Kỹ năng Viết”).
  • Minh bạch trách nhiệm: Mỗi nhiệm vụ đều có người chịu trách nhiệm chính, loại bỏ tình trạng “không ai làm” hoặc “ai cũng làm”. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc từ xa (remote work) hoặc làm việc kết hợp (hybrid model).
  • Theo dõi tiến độ chi tiết: Dễ dàng cập nhật trạng thái nhiệm vụ (Chưa bắt đầu, Đang làm, Hoàn thành, Chờ duyệt…) giúp mọi người nắm bắt được bức tranh tổng thể của dự án.
  • Quản lý phụ thuộc (Dependencies): Tính năng này (thường có ở các gói trả phí) cho phép bạn đánh dấu các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ: Nhiệm vụ “Thiết kế hình ảnh minh họa” không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ “Viết bài blog” được hoàn thành. Asana sẽ tự động điều chỉnh thời hạn nếu có sự chậm trễ ở nhiệm vụ trước đó và thông báo cho người liên quan.

Cách sử dụng chi tiết:

  1. Tạo Dự án mới: Chọn dấu cộng “+”, chọn “Project”. Chọn loại dự án (Blank Project, Use a Template, Guided project). Để nhanh chóng, bạn có thể bắt đầu với “Blank Project”.
  2. Đặt tên Dự án: Đặt tên rõ ràng, ví dụ: “Kế Hoạch Nội Dung Website Quý 4”, “Sản Xuất Video Ngắn TikTok”.
  3. Chọn Layout: Chọn chế độ xem mặc định cho dự án (List, Board, Calendar, Timeline). Đối với lịch trình xuất bản, Calendar hoặc Timeline rất hữu ích. Với quy trình sản xuất nội dung theo các bước, Board (Kanban) thường hiệu quả.
  4. Thêm Nhiệm vụ (Tasks): Click “Add Task” trong dự án. Nhập tên nhiệm vụ, ví dụ: “Viết dàn ý bài ‘Xu hướng SEO 2024′”.
  5. Gán Người phụ trách (Assignee): Click vào biểu tượng người, chọn thành viên chịu trách nhiệm.
  6. Đặt Hạn chót (Due Date): Click vào biểu tượng lịch, chọn ngày hoàn thành dự kiến.
  7. Thêm Chi tiết:
    • Description: Mô tả rõ yêu cầu, mục tiêu của nhiệm vụ.
    • Subtasks: Chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn.
    • Attachments: Đính kèm các tài liệu cần thiết (brief, outline, tài liệu tham khảo, bản nháp).
    • Comments: Sử dụng để trao đổi, đặt câu hỏi, đưa phản hồi về nhiệm vụ.
  8. Thêm Sections/Columns: Trong chế độ List, tạo các Section để nhóm nhiệm vụ (ví dụ: “To Do”, “In Progress”, “Needs Review”, “Completed”). Trong chế độ Board (Kanban), các Section này là các cột. Bạn có thể tùy chỉnh tên cột để phản ánh quy trình làm việc của team, ví dụ: “Backlog Ý Tưởng”, “Đang Viết”, “Chờ Biên Tập”, “Chờ Thiết Kế”, “Chờ Duyệt CEO”, “Đã Lên Lịch”, “Đã Xuất Bản”.
  9. Sử dụng Templates (Nâng cao): Nếu team thường xuyên thực hiện các loại nội dung tương tự, hãy tạo Template cho dự án đó. Ví dụ: Template “Sản xuất Blog Post” sẽ tự động có các nhiệm vụ như “Lên dàn ý”, “Viết nháp”, “Biên tập”, “Thiết kế ảnh”, “Tối ưu SEO on-page”, “Lên lịch xuất bản”, v.v. Điều này giúp chuẩn hóa quy trình và tiết kiệm thời gian thiết lập cho mỗi bài viết mới.

Ví dụ thực tế:

Giả sử Tinymedia cần sản xuất một E-book mới về “Content Marketing cho Người Mới Bắt Đầu”. Thay vì trao đổi qua email, team tạo một dự án trong Asana có tên “E-book Content Marketing Cơ Bản”. Trong dự án này, họ tạo các Section như “Giai Đoạn Lên Kế Hoạch”, “Giai Đoạn Sản Xuất”, “Giai Đoạn Review & Xuất Bản”. Dưới mỗi Section là các nhiệm vụ cụ thể:

Nhiệm vụ Người Phụ Trách Hạn Chót Trạng thái Ghi chú/Tệp đính kèm
Lên Outline chi tiết E-book Anh A (Content Lead) 15/11/2024 Đã hoàn thành Outline E-book v1.0.docx
Viết Chương 1: Giới thiệu CM Chị B (Writer) 20/11/2024 Đang tiến hành Dàn ý chương 1
Viết Chương 2: Các loại CM Anh C (Writer) 22/11/2024 Đang tiến hành Dàn ý chương 2
… (các chương khác) … … … …
Biên tập Chương 1 & 2 Chị D (Editor) 25/11/2024 Chờ Biên tập Phụ thuộc vào: Viết Chương 1, Viết Chương 2
Thiết kế bìa E-book Anh E (Designer) 28/11/2024 Chưa bắt đầu Brief thiết kế
Review tổng thể & Duyệt Anh F (Manager) 02/12/2024 Chờ duyệt Phụ thuộc vào: Biên tập toàn bộ
Đăng tải lên Website & Landing page Chị G (Marketing) 05/12/2024 Chưa bắt đầu Phụ thuộc vào: Review & Duyệt, Thiết kế bìa

Qua ví dụ này, mọi thành viên đều thấy rõ bức tranh dự án, biết nhiệm vụ của mình là gì, hạn chót ra sao, và công việc của mình phụ thuộc vào ai. Điều này tạo nên dòng chảy công việc trôi chảy và hiệu quả.

2. Chế Độ Xem Đa Dạng (Multiple Views)

Asana cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau cho cùng một tập dữ liệu công việc: List, Board, Calendar, Timeline, Files, Status, Workload, Goals, Portfolio (tùy gói). Sự linh hoạt này cho phép mỗi thành viên hoặc cả đội nhóm chọn cách xem thông tin phù hợp nhất với nhu cầu và phong cách làm việc của họ.

Lợi ích cho Team Content:

  • Phù hợp với nhiều vai trò: Người viết có thể thích xem công việc dưới dạng danh sách ưu tiên, trong khi quản lý team có thể cần biểu đồ Gantt để xem tổng quan lịch trình, và team Social Media lại cần chế độ xem Calendar để lên kế hoạch bài đăng.
  • Hiểu rõ tổng quan và chi tiết: Chế độ xem Timeline giúp nhìn rõ lịch trình xuất bản tổng thể của cả tháng/quý, trong khi chế độ xem Board giúp theo dõi từng giai đoạn của từng bài viết.
  • Quản lý lịch trình xuất bản hiệu quả: Chế độ Calendar là công cụ đắc lực để tạo và quản lý lịch biên tập (editorial calendar). Bạn có thể kéo thả nhiệm vụ để thay đổi ngày xuất bản dễ dàng.
  • Theo dõi nguồn lực (Workload – gói Business/Enterprise): Giúp quản lý xem thành viên nào đang bị quá tải, từ đó phân bổ công việc hợp lý hơn, đảm bảo không ai bị “kiệt sức” hay “nhàn rỗi”.

Các chế độ xem phổ biến và ứng dụng:

  • List View (Danh sách): Mặc định, hiển thị nhiệm vụ theo danh sách, dễ dàng sắp xếp theo hạn chót, người phụ trách, hoặc tùy chỉnh trường thông tin. Tuyệt vời cho việc liệt kê và theo dõi các nhiệm vụ đơn lẻ hoặc các công việc theo thứ tự ưu tiên.
  • Board View (Kanban): Tổ chức nhiệm vụ thành các cột biểu thị các giai đoạn của quy trình làm việc. Nhiệm vụ được di chuyển qua các cột khi tiến triển. Rất trực quan cho quy trình sản xuất nội dung (Ý tưởng -> Đang viết -> Chờ duyệt -> Đã xuất bản).
  • Calendar View (Lịch): Hiển thị nhiệm vụ theo dạng lịch, dựa vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc (hoặc chỉ ngày kết thúc). Cực kỳ hữu ích cho việc lên kế hoạch và quản lý lịch biên tập, xem bài nào sẽ xuất bản vào ngày nào.
  • Timeline View (Biểu đồ Gantt): Hiển thị nhiệm vụ và dự án trên một dòng thời gian, làm nổi bật thời gian thực hiện và các mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Cần thiết cho các chiến dịch content marketing lớn với nhiều giai đoạn và thời hạn chồng chéo.
  • Files View (Tệp tin): Tổng hợp tất cả các tệp đính kèm trong dự án tại một nơi duy nhất, giúp dễ dàng tìm kiếm tài liệu liên quan mà không cần lục lọi từng nhiệm vụ.

Ví dụ ứng dụng chế độ xem:

Đội ngũ Content tại Tinymedia thường sử dụng kết hợp các chế độ xem. Quản lý team sử dụng Timeline View để lập kế hoạch tổng thể các chiến dịch content trong quý và theo dõi các mốc quan trọng. Biên tập viên sử dụng Board View để quản lý trạng thái từng bài viết đang trong quy trình biên tập (Chờ biên tập, Đang biên tập, Chờ duyệt, Đã duyệt). Người viết sử dụng List View để xem danh sách các bài viết được giao và sắp xếp theo hạn chót. Team Social Media sử dụng Calendar View để lên lịch và theo dõi các bài đăng hàng ngày, hàng tuần trên các nền tảng.

Sự linh hoạt này đảm bảo rằng mỗi thành viên có thể truy cập thông tin theo cách hiệu quả nhất cho vai trò của họ, đồng thời vẫn duy trì sự kết nối và minh bạch chung của toàn đội.

3. Công Cụ Cộng Tác Và Giao Tiếp Nội Bộ (Collaboration Tools)

Giao tiếp hiệu quả là mạch máu của bất kỳ đội nhóm thành công nào, đặc biệt là đội ngũ nội dung, nơi ý tưởng, phản hồi và phê duyệt cần được trao đổi liên tục. Asana cung cấp các tính năng cộng tác tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào email và các ứng dụng chat riêng lẻ, từ đó tập trung thông tin tại một nơi duy nhất.

Lợi ích cho Team Content:

  • Giao tiếp tập trung: Thay vì gửi email qua lại với các chủ đề khác nhau, mọi thảo luận liên quan đến một nhiệm vụ cụ thể đều diễn ra ngay dưới nhiệm vụ đó. Điều này giữ cho cuộc trò chuyện theo ngữ cảnh và dễ dàng tìm kiếm lại sau này.
  • Phản hồi và phê duyệt hiệu quả: Biên tập viên có thể đưa phản hồi trực tiếp vào nhiệm vụ viết bài của người viết. Người quản lý có thể sử dụng tính năng phê duyệt (Approvals – gói Premium trở lên) để chính thức duyệt nội dung trước khi xuất bản.
  • Giảm thiểu cuộc họp không cần thiết: Với thông tin và cập nhật được chia sẻ rõ ràng trên Asana, nhiều cuộc họp chỉ để “cập nhật tình hình” có thể được thay thế bằng việc kiểm tra nhanh trên nền tảng.
  • Thông báo thông minh: Thành viên nhận được thông báo khi có cập nhật liên quan đến nhiệm vụ họ được gán, theo dõi, hoặc khi họ được nhắc tên (@mention). Điều này giúp họ luôn nắm bắt được những thay đổi quan trọng.
  • Chia sẻ tệp dễ dàng: Đính kèm tài liệu, hình ảnh, video, link trực tiếp vào nhiệm vụ, giúp mọi người có quyền truy cập vào thông tin cần thiết ngay tại nơi công việc đang diễn ra.

Các tính năng cộng tác chi tiết:

  • Comments (Bình luận): Đây là cách chính để giao tiếp trong Asana. Bạn có thể bình luận trực tiếp dưới mỗi nhiệm vụ, đặt câu hỏi, đưa phản hồi, hoặc cung cấp thông tin bổ sung. Sử dụng @mention để nhắc tên thành viên cụ thể, đảm bảo họ nhận được thông báo.
  • Task Followers (Người theo dõi nhiệm vụ): Ngoài người được gán, bạn có thể thêm những người khác vào danh sách theo dõi nhiệm vụ. Họ sẽ nhận được thông báo về các cập nhật của nhiệm vụ đó mà không nhất thiết phải là người thực hiện. Hữu ích cho quản lý dự án hoặc các thành viên muốn nắm bắt tình hình chung.
  • Project Conversations (Thảo luận Dự án): Mỗi dự án có một mục riêng cho các cuộc thảo luận chung không gắn với nhiệm vụ cụ thể nào. Có thể dùng để chia sẻ thông tin tổng thể về dự án, thảo luận ý tưởng mới, hoặc đưa ra thông báo cho cả team.
  • Inbox: Nơi tập trung tất cả thông báo và cập nhật liên quan đến công việc của bạn trên Asana. Giúp bạn nhanh chóng xem những gì đã thay đổi, những nhiệm vụ nào cần chú ý.
  • Integrations (Tích hợp): Asana tích hợp với nhiều công cụ phổ biến khác mà team content hay sử dụng, như Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, Adobe Creative Cloud, v.v. Điều này giúp bạn đính kèm tệp trực tiếp từ cloud storage hoặc nhận thông báo Asana trong công cụ chat yêu thích.

Ví dụ về cộng tác hiệu quả:

Một người viết vừa hoàn thành bản nháp bài blog. Thay vì gửi file qua email, họ đính kèm bản nháp vào nhiệm vụ “Viết nháp bài ‘Xu hướng Marketing X'” trong Asana và đánh dấu nhiệm vụ là “Hoàn thành” hoặc chuyển nó sang cột “Chờ Biên tập” trên Board. Họ @mention biên tập viên trong bình luận để thông báo. Biên tập viên mở tệp, đọc và đưa các phản hồi cụ thể ngay trong phần bình luận của nhiệm vụ, hoặc đính kèm lại tệp đã sửa. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại cho đến khi bài viết được duyệt. Mọi phiên bản, mọi phản hồi đều được lưu lại trong lịch sử của nhiệm vụ, dễ dàng truy xuất.

Theo một báo cáo của Asana năm 2023, các đội nhóm sử dụng công cụ quản lý công việc có cấu trúc rõ ràng dành ít thời gian hơn cho các cuộc họp không cần thiết (lên đến 50%) và có thể tập trung hơn vào công việc thực tế. Điều này đặc biệt đúng với các đội ngũ nội dung cần không gian và thời gian yên tĩnh để sáng tạo và sản xuất.

4. Báo Cáo Và Theo Dõi Hiệu Suất (Reporting & Tracking)

Tính năng báo cáo và theo dõi tiến độ trong Asana (đặc biệt mạnh mẽ từ gói Premium trở lên) cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất làm việc của đội nhóm và tình trạng các dự án. Điều này giúp quản lý đội ngũ nội dung đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa quy trình và chứng minh giá trị của bộ phận nội dung đối với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Lợi ích cho Team Content:

  • Hiểu rõ tiến độ tổng thể: Xem được bao nhiêu dự án đang tiến triển tốt, dự án nào có nguy cơ chậm trễ.
  • Đo lường hiệu suất cá nhân và đội nhóm: Biết được ai đang xử lý khối lượng công việc như thế nào, ai đang hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
  • Xác định điểm nghẽn trong quy trình: Báo cáo có thể chỉ ra giai đoạn nào trong quy trình sản xuất nội dung thường xuyên bị chậm trễ, từ đó tìm cách khắc phục.
  • Phân bổ nguồn lực hợp lý: Tính năng Workload giúp quản lý xem xét khả năng làm việc của từng thành viên để phân công nhiệm vụ công bằng và hiệu quả.
  • Báo cáo cho cấp trên: Dễ dàng tạo các báo cáo trực quan về số lượng nội dung đã sản xuất, thời gian hoàn thành trung bình, đóng góp của team vào các mục tiêu chiến dịch.
  • Liên kết công việc với mục tiêu (Goals – gói Business/Enterprise): Asana cho phép liên kết các dự án và nhiệm vụ với các mục tiêu lớn hơn của công ty hoặc bộ phận (ví dụ: Tăng 20% Traffic blog, Tăng 15% Lead từ nội dung). Điều này giúp đội ngũ nội dung thấy rõ công việc hàng ngày của mình đóng góp như thế nào vào bức tranh lớn hơn và ưu tiên các nhiệm vụ có tác động cao nhất.

Các tính năng báo cáo chi tiết:

  • Project Status (Trạng thái Dự án): Mỗi dự án có thể được cập nhật trạng thái định kỳ (On Track, At Risk, Off Track, On Hold, Complete) cùng với bản tóm tắt bằng văn bản. Điều này cung cấp cái nhìn nhanh về tình hình sức khỏe của dự án.
  • Dashboards (Bảng điều khiển): Cho phép tạo các bảng điều khiển tùy chỉnh với các biểu đồ và widget khác nhau để trực quan hóa dữ liệu từ một hoặc nhiều dự án. Ví dụ: Biểu đồ “Số lượng nhiệm vụ hoàn thành theo người”, “Tiến độ các dự án quan trọng”, “Nhiệm vụ sắp quá hạn”.
  • Advanced Search & Reporting (Tìm kiếm nâng cao & Báo cáo – gói trả phí): Cho phép tìm kiếm và lọc nhiệm vụ dựa trên nhiều tiêu chí phức tạp, sau đó lưu lại kết quả thành báo cáo. Ví dụ: Tìm tất cả nhiệm vụ bài blog được gán cho người A và quá hạn trong tháng trước.
  • Workload (Khối lượng công việc – gói Business/Enterprise): Hiển thị tổng khối lượng công việc được gán cho mỗi thành viên theo thời gian. Giúp quản lý tránh giao quá nhiều việc cho một người và phân bổ đều cho cả team.

Ví dụ về theo dõi hiệu suất:

Quản lý đội ngũ nội dung tại Tinymedia muốn biết trung bình mất bao lâu để sản xuất một bài blog từ lúc lên ý tưởng đến khi xuất bản. Bằng cách theo dõi thời gian hoàn thành của các nhiệm vụ trong Template “Sản xuất Blog Post” trên Asana, họ có thể thu thập dữ liệu này. Họ tạo một Dashboard hiển thị “Số lượng bài blog được xuất bản mỗi tháng” và “Thời gian trung bình hoàn thành 1 bài blog”. Dữ liệu này cho thấy trung bình cần 5 ngày làm việc để hoàn thành một bài viết chất lượng. Nếu nhận thấy con số này tăng lên đột ngột, họ có thể đi sâu vào xem xét nguyên nhân (ví dụ: tắc nghẽn ở khâu biên tập hay phê duyệt?) và đưa ra giải pháp.

Họ cũng sử dụng tính năng Goals để liên kết các dự án content với mục tiêu tăng Traffic website. Dashboard hiển thị tiến độ của các dự án content chiến lược (ví dụ: sản xuất bài viết trụ cột, cập nhật nội dung cũ) và mối liên hệ của chúng với mục tiêu Traffic. Điều này giúp toàn đội ngũ thấy rõ tác động của công việc hàng ngày đến kết quả kinh doanh và duy trì động lực làm việc.

Theo một nghiên cứu của Forrester Consulting được ủy quyền bởi Asana (2022), các công ty sử dụng Asana có ROI trung bình là 471% trong 3 năm, phần lớn nhờ vào việc tăng hiệu quả làm việc nhóm và tối ưu hóa quy trình. Đối với đội ngũ nội dung, điều này có nghĩa là sản xuất được nhiều nội dung chất lượng hơn trong cùng một khoảng thời gian, trực tiếp đóng góp vào việc đạt được các chỉ số quan trọng như traffic, lead và doanh số.

Triển Khai Asana Cho Đội Ngũ Nội Dung Của Bạn: Hướng Dẫn Chi Tiết

Việc áp dụng Asana không chỉ đơn thuần là đăng ký tài khoản. Để công cụ này thực sự phát huy hiệu quả, đội ngũ nội dung cần có chiến lược triển khai và làm quen với cách sử dụng phù hợp. Dưới đây là các bước gợi ý từ Tinymedia:

  1. Đăng ký và Thiết lập Cơ bản:
    • Truy cập website Asana và đăng ký tài khoản. Bắt đầu với gói miễn phí để trải nghiệm.
    • Mời các thành viên trong đội ngũ nội dung tham gia không gian làm việc (Workspace) của bạn.
    • Thiết lập Team “Content Marketing” hoặc “Editorial Team”.
  2. Tạo Dự án Đầu tiên:
    • Bắt đầu với một dự án đơn giản, ví dụ: “Lịch Biên Tập Tháng Này” hoặc “Tổng hợp Ý tưởng Blog”.
    • Sử dụng chế độ xem phù hợp (Calendar cho lịch biên tập, List hoặc Board cho ý tưởng).
  3. Chuẩn hóa Quy trình với Template:
    • Xác định các quy trình sản xuất nội dung lặp đi lặp lại của team (ví dụ: quy trình viết blog post, quy trình tạo bài social media, quy trình sản xuất video).
    • Tạo Template dự án cho từng quy trình này, bao gồm các nhiệm vụ tiêu chuẩn, người phụ trách tiềm năng (nếu có vai trò cố định), và các bước con.
    • Ví dụ Template “Sản xuất Blog Post”:
      • Nhiệm vụ: Lên Dàn Ý (Giao cho Writer/Content Lead)
      • Nhiệm vụ: Viết Bản Nháp (Giao cho Writer)
      • Nhiệm vụ: Biên Tập (Giao cho Editor)
      • Nhiệm vụ: Thiết Kế Hình Ảnh (Giao cho Designer)
      • Nhiệm vụ: Tối Ưu SEO On-page (Giao cho SEO Specialist/Writer)
      • Nhiệm vụ: Chờ Duyệt (Giao cho Manager/Client)
      • Nhiệm vụ: Lên Lịch Xuất Bản (Giao cho Marketing Team)
      • Nhiệm vụ: Quảng Bá Bài Viết (Giao cho Marketing Team)
  4. Áp dụng vào Công việc Thực tế:
    • Khi bắt đầu một nội dung mới, tạo một dự án mới dựa trên Template phù hợp.
    • Gán người phụ trách và đặt hạn chót cho từng nhiệm vụ.
    • Khuyến khích thành viên sử dụng phần bình luận để trao đổi thay vì email nội bộ.
    • Đính kèm tất cả tài liệu liên quan trực tiếp vào nhiệm vụ.
  5. Theo dõi và Điều chỉnh:
    • Thường xuyên kiểm tra Dashboard để nắm bắt tình hình chung.
    • Xem lại các dự án đã hoàn thành để rút kinh nghiệm và cải thiện quy trình.
    • Thu thập phản hồi từ các thành viên trong team về những gì đang hoạt động tốt và những gì cần cải thiện khi sử dụng Asana.
    • Nếu gặp khó khăn, hãy tận dụng các tài nguyên hỗ trợ của Asana (Help Center, Community Forum) hoặc cân nhắc các gói trả phí để mở khóa các tính năng mạnh mẽ hơn như Rules (tự động hóa), Portfolios, Workload, Goals, Advanced Search & Reporting.

Việc chuyển đổi sang một công cụ mới có thể cần thời gian để làm quen, nhưng với sự cam kết của cả đội, Asana sẽ sớm trở thành “trung tâm chỉ huy” không thể thiếu của team content, giúp mọi người làm việc hiệu quả, phối hợp ăn ý và đạt được những thành công ấn tượng.

Asana: Chi Phí và Lựa Chọn Gói Phù Hợp

Asana cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, từ cá nhân, đội nhóm nhỏ đến các doanh nghiệp lớn. Việc hiểu rõ các gói này giúp bạn lựa chọn phương án tối ưu cho ngân sách và quy mô hoạt động của đội ngũ nội dung.

Tính năng chính Gói Free (Cá nhân & nhóm nhỏ) Gói Premium (Đội nhóm đang phát triển) Gói Business (Quản lý nhiều dự án/mục tiêu) Gói Enterprise (Doanh nghiệp lớn)
Số lượng dự án/nhiệm vụ Không giới hạn dự án/nhiệm vụ Không giới hạn dự án/nhiệm vụ Không giới hạn dự án/nhiệm vụ Không giới hạn dự án/nhiệm vụ
Số lượng thành viên Tối đa 10 người Không giới hạn Không giới hạn Không giới hạn
Chế độ xem List, Board, Calendar List, Board, Calendar, Timeline List, Board, Calendar, Timeline, Workload, Goals, Portfolio Tất cả tính năng Business + cao cấp
Tính năng quản lý phụ thuộc Không Có Có Có
Rules (Tự động hóa đơn giản) Không Có Có (nâng cao) Có (nâng cao)
Approvals (Phê duyệt chính thức) Không Có Có Có
Reporting (Báo cáo) Cơ bản (Dashboards) Mạnh mẽ (Dashboards, Advanced Search) Nâng cao (Cross-project, Portfolio R.) Tùy chỉnh
Goals (Quản lý mục tiêu) Không Không Có Có
Khối lượng công việc (Workload) Không Không Có Có
Hỗ trợ khách hàng Cơ bản Ưu tiên Nhanh chóng & ưu tiên Quản lý tài khoản riêng
Giá ước tính (USD/người/tháng) $0 ~$10.99 – $13.49 (tùy thanh toán) ~$24.99 – $30.49 (tùy thanh toán) Tùy chỉnh (Liên hệ sales)

Lưu ý: Giá có thể thay đổi, nên kiểm tra thông tin mới nhất trên website chính thức của Asana.

Lựa chọn gói phù hợp cho Team Content:

  • Gói Free: Tuyệt vời cho các đội nhóm content rất nhỏ (dưới 10 người) hoặc các cá nhân freelance muốn tổ chức công việc của riêng mình. Cung cấp đủ các tính năng cơ bản để bắt đầu. Tuy nhiên, thiếu các chế độ xem nâng cao và tính năng tự động hóa/báo cáo có thể là hạn chế khi quy mô công việc tăng lên.
  • Gói Premium: Là lựa chọn phổ biến cho hầu hết các đội ngũ content đang phát triển. Mở khóa chế độ xem Timeline (cần thiết cho lịch trình phức tạp), tính năng quản lý phụ thuộc, Rules cơ bản và Approvals. Đây là gói cung cấp giá trị đáng kể cho việc tối ưu hóa quy trình sản xuất nội dung và cộng tác hiệu quả hơn.
  • Gói Business: Dành cho các đội ngũ content lớn hơn hoặc các công ty muốn liên kết công việc của team nội dung với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn. Các tính năng như Workload, Goals, Portfolio và báo cáo nâng cao giúp quản lý tài nguyên và chứng minh ROI của nội dung.
  • Gói Enterprise: Phù hợp với các tập đoàn lớn có yêu cầu bảo mật, quản trị và tùy chỉnh cao.

Tinymedia khuyến khích các đội ngũ content nên bắt đầu với gói Free để trải nghiệm, sau đó xem xét nâng cấp lên gói Premium hoặc Business khi nhu cầu quản lý và cộng tác trở nên phức tạp hơn. Đầu tư vào một công cụ như Asana là khoản đầu tư vào hiệu quả làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực về lâu dài, từ đó có thể đầu tư nhiều hơn vào việc học hỏi các kỹ năng quan trọng khác như SEO, Google Ads hay Content Marketing chuyên sâu để thực sự bứt phá.

So Sánh Asana: Vị Thế Của Công Cụ Này Trong Lĩnh Vực Quản Lý Dự Án

Thị trường công cụ quản lý dự án rất đa dạng với nhiều tên tuổi nổi bật như Trello, Monday.com, ClickUp, Jira, Notion, v.v. Mỗi công cụ có ưu điểm riêng và phù hợp với các loại hình đội nhóm khác nhau. Vậy, tại sao Asana lại được nhiều đội ngũ nội dung và các chuyên gia như Tinymedia đánh giá cao?

  • Giao diện trực quan và dễ sử dụng: Asana được khen ngợi vì giao diện “sạch sẽ”, thân thiện và dễ tiếp cận. Người dùng mới thường có thể làm quen với các tính năng cơ bản nhanh chóng mà không cần nhiều hướng dẫn. Điều này rất quan trọng với đội ngũ content, vốn không phải là các chuyên gia IT hay quản lý dự án chuyên nghiệp.
  • Linh hoạt trong cách xem công việc: Khả năng chuyển đổi giữa các chế độ xem List, Board, Calendar, Timeline trên cùng một tập dữ liệu mang lại sự linh hoạt tối đa. Mỗi thành viên có thể làm việc với giao diện họ thấy thoải mái và hiệu quả nhất.
  • Tập trung vào công việc và quy trình: Trong khi một số công cụ khác có thể quá phức tạp (Jira – thiên về phát triển phần mềm) hoặc quá đơn giản (Trello – chỉ dừng lại ở Kanban cơ bản), Asana đạt được sự cân bằng tốt giữa tính năng mạnh mẽ và khả năng tùy chỉnh quy trình mà vẫn giữ được sự dễ dùng. Nó thực sự giúp đội ngũ tập trung vào hoàn thành công việc.
  • Tính năng cộng tác và giao tiếp tích hợp: Việc trao đổi, phản hồi và phê duyệt diễn ra ngay trong ngữ cảnh của từng nhiệm vụ giúp thông tin không bị phân tán.
  • Khả năng mở rộng: Asana có thể phục vụ từ đội nhóm nhỏ đến các tập đoàn lớn, với các tính năng nâng cao như Portfolios, Workload, Goals, và tự động hóa, đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp khi quy mô công việc phát triển.

So sánh ngắn gọn:

  • Vs Trello: Asana mạnh mẽ hơn Trello ở khả năng quản lý dự án phức tạp hơn Board đơn thuần, cung cấp nhiều chế độ xem, tính năng phụ thuộc và báo cáo chi tiết hơn. Trello đơn giản và dễ dùng cho các dự án rất cơ bản.
  • Vs Monday.com: Monday.com cung cấp giao diện trực quan tương tự Asana và rất linh hoạt. Tuy nhiên, Asana thường được đánh giá là có cấu trúc quản lý nhiệm vụ/dự án rõ ràng hơn và có lịch sử phát triển lâu đời hơn trong lĩnh vực này. Monday.com có thể mạnh hơn ở khả năng tùy chỉnh giao diện và các trường thông tin.
  • Vs ClickUp: ClickUp được biết đến với số lượng tính năng khổng lồ và khả năng tùy biến gần như vô hạn. Tuy nhiên, điều này cũng có thể khiến nó trở nên phức tạp và “choáng ngợp” đối với người dùng mới hoặc các đội nhóm không cần tất cả các tính năng đó. Asana giữ sự cân bằng tốt hơn giữa tính năng và sự đơn giản.
  • Vs Notion: Notion là một công cụ “all-in-one” kết hợp ghi chú, quản lý tri thức và cơ sở dữ liệu, có thể được tùy biến để quản lý dự án. Tuy nhiên, khả năng quản lý dự án chuyên sâu và các tính năng như Workload, Goals, tự động hóa phức tạp có thể không bằng Asana, vốn được xây dựng từ đầu cho mục đích này.

Nhìn chung, Asana nổi bật như một lựa chọn mạnh mẽ, linh hoạt và đặc biệt phù hợp với các đội nhóm cần sự tổ chức chặt chẽ, cộng tác hiệu quả và khả năng theo dõi tiến độ chi tiết mà vẫn giữ được sự thân thiện với người dùng. Đối với đội ngũ content, sự cân bằng giữa tính năng và tính dễ dùng này là yếu tố quyết định.

Câu Chuyện Thành Công Thực Tế (Simulated Case Study)

Một trong những khách hàng thân thiết của Tinymedia, một công ty về thương mại điện tử, gặp khó khăn trong việc quản lý lịch trình xuất bản bài blog và nội dung social media. Đội ngũ 5 người thường xuyên trễ hạn chót, thông tin phản hồi rải rác qua chat và email, khiến quy trình phê duyệt bị tắc nghẽn. Họ quyết định áp dụng Asana theo tư vấn của Tinymedia, bắt đầu với gói Premium.

Các bước triển khai:

  1. Thiết lập dự án “Lịch Biên Tập Blog” và “Lịch Xuất Bản Social Media” sử dụng chế độ xem Calendar và Timeline.
  2. Tạo Template dự án “Sản xuất Bài Blog” với các bước rõ ràng (Ý tưởng -> Viết -> Biên tập -> Duyệt -> SEO -> Xuất bản) và gán vai trò mặc định.
  3. Sử dụng tính năng Dependencies để đảm bảo bài viết chỉ được duyệt sau khi đã biên tập và tối ưu SEO.
  4. Thực hiện tất cả các trao đổi và phản hồi về bài viết trong phần bình luận của nhiệm vụ tương ứng.

Kết quả sau 3 tháng sử dụng:

  • Tăng 30% số lượng nội dung được xuất bản đúng hạn: Nhờ lịch trình minh bạch và tính năng Dependencies, các điểm nghẽn được xác định và khắc phục nhanh chóng.
  • Giảm 40% thời gian cho các cuộc họp cập nhật tiến độ: Thông tin về ai làm gì, đến đâu luôn sẵn sàng trên Asana.
  • Cải thiện 25% hiệu quả làm việc nhóm: Cộng tác trực tiếp trên nhiệm vụ giúp phản hồi nhanh và chính xác hơn.
  • Dễ dàng theo dõi hiệu suất: Sử dụng Dashboard để xem số lượng bài viết hoàn thành mỗi tuần và hiệu suất của từng thành viên.
  • Nâng cao chất lượng nội dung: Quy trình rõ ràng đảm bảo các bước kiểm duyệt và tối ưu (như SEO on-page) luôn được thực hiện đầy đủ trước khi xuất bản.

Công ty này đã coi Asana là công cụ không thể thiếu, giúp đội ngũ nội dung làm việc hiệu quả, có tổ chức và đóng góp trực tiếp vào mục tiêu tăng trưởng traffic và chuyển đổi của website. Thành công này củng cố niềm tin của Tinymedia vào sức mạnh của việc kết hợp công cụ quản lý dự án tốt với kiến thức chuyên môn về digital marketing.

Cách viết content cho người mới: Công thức SEO đỉnh cao từ TinyMedia, ai cũng làm được.

Nâng Tầm Đội Ngũ Content Với Tinymedia & Asana

Việc sử dụng Asana là một bước tiến quan trọng để tối ưu hóa quy trình sản xuất nội dung. Tuy nhiên, để thực sự bứt phá và đạt được mục tiêu kinh doanh, đội ngũ nội dung cần trang bị kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về digital marketing.

Tại Tinymedia.vn, chúng tôi cung cấp các khóa học và dịch vụ tư vấn chuyên sâu về:

  • SEO Website: Nắm vững các kỹ thuật tối ưu hóa on-page và off-page để nội dung của bạn không chỉ hay mà còn được tìm thấy trên Google.
  • Google Ads: Hiểu cách sử dụng quảng cáo trả tiền để tăng cường khả năng tiếp cận nội dung và tạo ra chuyển đổi.
  • Content Marketing: Xây dựng chiến lược nội dung toàn diện, hiểu sâu sắc về đối tượng mục tiêu, và tạo ra nội dung chất lượng cao mang lại giá trị thực sự.

Kết hợp việc quản lý quy trình hiệu quả bằng Asana với kiến thức chuyên môn từ Tinymedia sẽ tạo nên sức mạnh tổng hợp giúp đội ngũ content của bạn hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả và đóng góp mạnh mẽ vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Asana giúp bạn làm việc có tổ chức; Tinymedia giúp bạn làm việc thông minh và chiến lược.

Quản lý đội ngũ nội dung hiệu quả là chìa khóa để thành công trong thế giới digital marketing đầy cạnh tranh. Asana, với những tính năng vượt trội của mình, chính là người bạn đồng hành đắc lực giúp bạn biến điều đó thành hiện thực.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách ứng dụng Asana một cách chuyên nghiệp, xây dựng quy trình sản xuất nội dung chuẩn quốc tế, và trang bị cho đội ngũ của mình những kỹ năng digital marketing cần thiết để thành công, đừng ngần ngại:

  • Khám phá các khóa học chuyên sâu về SEO website, Google Ads, Content Marketing tại website Tinymedia.vn ngay hôm nay. Chúng tôi cung cấp kiến thức cập nhật và thực chiến, giúp bạn áp dụng ngay vào công việc.
  • Liên hệ Hotline/Zalo: 08.78.18.78.78 để được tư vấn trực tiếp về cách tối ưu hóa quy trình làm việc với Asana và các giải pháp digital marketing phù hợp nhất với đội ngũ và doanh nghiệp của bạn.

Hãy để Tinymedia đồng hành cùng bạn trên hành trình xây dựng đội ngũ nội dung mạnh mẽ và đạt được những thành công bền vững!

Nắm vững học content marketing cùng chuyên gia TinyMedia, tăng doanh thu gấp 3 lần.

Kết Luận

Asana đã chứng minh được giá trị to lớn của mình như một công cụ quản lý công việc và cộng tác hiệu quả cho đội ngũ nội dung. Với 4 tính năng hữu ích vượt trội – Quản lý Dự án và Nhiệm vụ tập trung, Chế độ xem đa dạng, Công cụ Cộng tác và Giao tiếp nội bộ, cùng với Báo cáo và Theo dõi Hiệu suất – Asana giúp giải quyết các vấn đề cố hữu về tổ chức, minh bạch và hiệu quả trong quy trình sản xuất nội dung.

Việc đầu tư vào một công cụ như Asana, kết hợp với việc trau dồi kiến thức chuyên môn về digital marketing, sẽ là yếu tố quyết định sự thành công của đội ngũ nội dung trong bối cảnh thị trường ngày càng năng động. Tinymedia sẵn sàng cung cấp cả giải pháp công cụ và kiến thức chuyên sâu để giúp đội ngũ của bạn vươn tới đỉnh cao.

Hãy bắt đầu hành trình tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất cùng Asana và Tinymedia ngay hôm nay!

Nguồn Tham Khảo

  1. Tiêu đề bài viết: Asana Guide: How to Use Asana for Project Management URL: https://asana.com/guide/get-started/begin/what-is-asana
  2. Tiêu đề bài viết: The Work Management Guide for Marketing Teams URL: https://asana.com/resources/marketing-work-management-guide
  3. Tiêu đề bài viết: The Total Economic Impact™ Of Asana URL: https://asana.com/resources/forrester-tei-report
  4. Tiêu đề bài viết: Asana Pricing Plans URL: https://asana.com/pricing
  5. Tiêu đề bài viết: So sánh các phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay URL: (Simulated – Cần tìm nguồn tiếng Việt uy tín về so sánh PM QLDA, ví dụ: các trang báo công nghệ, blog chuyên ngành của Việt Nam) – Ví dụ giả định: https://example.com/so-sanh-phan-mem-quan-ly-du-an