SharePoint Là Gì? Xây Dựng Website Nội Bộ Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp

SharePoint là nền tảng hợp nhất của Microsoft giúp doanh nghiệp xây dựng cổng thông tin nội bộ, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất cộng tác. Để khai thác tối đa sức mạnh công cụ này, Tinymedia.vn sẽ cung cấp một lộ trình toàn diện giúp bạn xây dựng một website nội bộ hiệu quả và gắn kết nhân viên.

SharePoint là gì? Giải mã nền tảng toàn diện từ Microsoft

SharePoint là một nền tảng cộng tác dựa trên web do Microsoft phát triển, được tích hợp sâu trong hệ sinh thái Microsoft 365. Về bản chất, nó hoạt động như một hệ thống quản lý nội dung (CMS) và quản lý tài liệu (DMS) mạnh mẽ, cho phép các tổ chức, doanh nghiệp chia sẻ, quản lý thông tin, kiến thức và ứng dụng một cách an toàn để tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.

Hãy hình dung SharePoint như một bộ não kỹ thuật số trung tâm cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Thay vì các tài liệu, thông báo, và quy trình bị phân mảnh trên nhiều email, file server hay các ứng dụng chat, nền tảng cộng tác Microsoft này hợp nhất tất cả vào một nơi duy nhất. Nền tảng này cho phép bạn xây dựng các trang web nội bộ (intranet) đa dạng, từ một trang thông báo đơn giản cho toàn công ty đến một không gian làm việc phức tạp cho một dự án cụ thể. Với giải pháp intranet của Microsoft, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, cộng tác trên cùng một tài liệu trong thời gian thực, tự động hóa các quy trình lặp lại và luôn cập nhật những tin tức mới nhất của tổ chức. Đây không chỉ là một công cụ lưu trữ, mà là một giải pháp toàn diện để xây dựng văn hóa doanh nghiệp số, cải thiện truyền thông nội bộ và thúc đẩy sự gắn kết.

Những tính năng cốt lõi làm nên sức mạnh của SharePoint

Sức mạnh của SharePoint không đến từ một tính năng đơn lẻ mà là sự kết hợp của nhiều công cụ mạnh mẽ. Dưới đây là những trụ cột chính giúp nền tảng này trở thành lựa chọn hàng đầu cho việc xây dựng website nội bộ, quản lý dự án và tối ưu hiệu suất làm việc.

1. Quản lý tài liệu và nội dung thông minh (DMS)

Đây là trái tim của SharePoint. Nó vượt xa các dịch vụ lưu trữ đám mây thông thường bằng cách cung cấp các tính năng quản lý chuyên sâu, đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp. Nền tảng này là một hệ thống quản lý nội dung SharePoint thực thụ.

• ✔ Đồng tác giả (Co-authoring): Nhiều người dùng có thể cùng lúc chỉnh sửa một tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint, mọi thay đổi được lưu tự động và đồng bộ hóa ngay lập tức. Tính năng này giúp loại bỏ tình trạng xung đột phiên bản và đẩy nhanh tiến độ công việc nhóm.
• ✔ Quản lý phiên bản (Versioning): Tự động lưu lại các phiên bản cũ của tài liệu mỗi khi có chỉnh sửa. Điều này giúp dễ dàng theo dõi lịch sử thay đổi, so sánh các phiên bản và khôi phục lại trạng thái trước đó nếu cần, một tính năng cực kỳ quan trọng cho các tài liệu quy trình hoặc hợp đồng.
• ✔ Siêu dữ liệu (Metadata): Cho phép bạn gắn các thẻ thông tin tùy chỉnh cho tài liệu (ví dụ: phòng ban, tên dự án, trạng thái, ngày hết hạn). Việc này giúp việc tổ chức, tìm kiếm và lọc hàng ngàn tài liệu trở nên cực kỳ hiệu quả và chính xác, thay vì chỉ dựa vào tên file và cấu trúc thư mục.
• ✔ Quy trình phê duyệt (Approval Workflows): Thiết lập các quy trình tự động để tài liệu phải được phê duyệt bởi người quản lý trước khi được xuất bản chính thức, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ quy định của công ty và giảm thiểu sai sót.

2. Xây dựng Cổng thông tin nội bộ (Intranet Portal) linh hoạt

SharePoint cung cấp các công cụ để xây dựng các trang web nội bộ đẹp mắt, chuyên nghiệp mà không cần kiến thức lập trình sâu. Bạn có thể tạo ra một trung tâm thông tin cho toàn bộ tổ chức, thúc đẩy truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp.

• ✔ Trang truyền thông (Communication Sites): Được thiết kế để chia sẻ thông tin đến một lượng lớn người dùng. Lý tưởng cho các trang chủ intranet, cổng thông tin nhân sự, trang tin tức công ty, nơi thông tin được truyền đi theo một chiều nhưng vẫn đảm bảo tính tương tác qua các bình luận, lượt thích.
• ✔ Trang nhóm (Team Sites): Là không gian làm việc cộng tác cho các đội nhóm, phòng ban hoặc dự án cụ thể. Mỗi trang nhóm đều có thư viện tài liệu, danh sách công việc, lịch chung và sổ tay riêng, tạo thành một trung tâm điều hành thu nhỏ cho nhóm.
• ✔ Web Parts: Là các khối chức năng kéo-thả (như tin tức, sự kiện, video, tài liệu nổi bật, biểu đồ Power BI) cho phép bạn tùy chỉnh giao diện trang một cách dễ dàng mà không cần viết một dòng mã nào.

3. Cộng tác nhóm và tự động hóa quy trình làm việc

Tích hợp chặt chẽ với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint tạo ra một môi trường làm việc liền mạch, giúp loại bỏ các công việc thủ công tốn thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

• ✔ Danh sách (Lists): Tương tự như một bảng tính Excel thông minh, bạn có thể tạo các danh sách để theo dõi mọi thứ từ yêu cầu hỗ trợ IT, danh sách khách hàng tiềm năng đến quản lý tài sản, tuyển dụng nhân sự. Dữ liệu trong Lists có thể được hiển thị dưới nhiều dạng và kết nối với các ứng dụng khác.
• ✔ Tích hợp với Microsoft Teams: Mỗi kênh trong Teams đều có một trang SharePoint tương ứng ở phía sau để quản lý tất cả các tệp tin được chia sẻ. Sự kết hợp hoàn hảo này cho phép người dùng vừa giao tiếp trong Teams vừa có một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ của SharePoint mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
• ✔ Tích hợp với Power Automate: Cho phép bạn xây dựng các luồng công việc tự động. Ví dụ: tự động gửi thông báo qua email và Teams khi có tài liệu mới được tải lên, hoặc bắt đầu quy trình phê duyệt đa cấp khi một mục trong danh sách được tạo, giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tuần.

Các nguyên tắc thiết kế giao diện (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) trên SharePoint cũng quan trọng như trên một website công khai. Việc xây dựng một nền tảng kỹ thuật số hiệu quả đòi hỏi chuyên môn cao, bạn có thể tìm hiểu thêm qua dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp của chúng tôi.

So sánh SharePoint với các công cụ lưu trữ phổ biến

Nhiều doanh nghiệp thường phân vân giữa SharePoint, Google Drive và Dropbox. Mặc dù chúng đều cung cấp khả năng lưu trữ đám mây, nhưng mục đích và phạm vi của chúng rất khác nhau. Việc coi SharePoint chỉ là một phiên bản khác của Google Drive là một sai lầm lớn. SharePoint là một nền tảng toàn diện, trong khi Google Drive và Dropbox chủ yếu là các dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp.

Tính năng	SharePoint	Google Drive / Dropbox
Chức năng cốt lõi	Nền tảng cộng tác, xây dựng intranet, quản lý nội dung và tài liệu.	Dịch vụ lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ tệp tin trên đám mây.
Xây dựng Intranet	Rất mạnh mẽ. Cung cấp công cụ kéo-thả để xây dựng các trang thông tin, tin tức, lịch.	Hạn chế hoặc không có. Chỉ có thể tạo cấu trúc thư mục đơn giản.
Tự động hóa	Tích hợp sâu với Power Automate để tạo các quy trình làm việc phức tạp.	Khả năng tự động hóa cơ bản hoặc cần tích hợp qua các công cụ bên thứ ba.
Quản lý phiên bản	Mạnh mẽ, tự động lưu lịch sử thay đổi và cho phép khôi phục.	Cơ bản, thường chỉ giữ một số phiên bản gần nhất.
Tùy biến	Khả năng tùy biến rất cao, từ giao diện đến chức năng với SharePoint Framework (SPFx).	Khả năng tùy biến giao diện và chức năng rất hạn chế.
Đối tượng mục tiêu	Doanh nghiệp vừa và lớn, các tổ chức cần một giải pháp quản lý tập trung.	Người dùng cá nhân, nhóm nhỏ, doanh nghiệp cần giải pháp lưu trữ đơn giản.

Phân biệt các phiên bản: SharePoint Online và SharePoint Server

Doanh nghiệp có hai lựa chọn chính khi triển khai SharePoint: phiên bản đám mây (Online) và phiên bản tại chỗ (Server). Việc lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu về kiểm soát, ngân sách và nguồn lực IT của doanh nghiệp. Tuy nhiên, xu hướng hiện tại gần như hoàn toàn nghiêng về SharePoint Online.

Yếu tố	SharePoint Online (Microsoft 365)	SharePoint Server (On-Premises)
Lưu trữ	Trên đám mây của Microsoft. Doanh nghiệp không cần quản lý hạ tầng phần cứng.	Trên máy chủ riêng của doanh nghiệp. Yêu cầu tự quản lý hạ tầng.
Chi phí	Mô hình thuê bao (Subscription) hàng tháng/năm cho mỗi người dùng. Chi phí có thể dự đoán.	Chi phí mua bản quyền một lần và chi phí duy trì, nâng cấp hạ tầng, nhân sự IT.
Bảo trì & Cập nhật	Microsoft tự động xử lý. Luôn được cập nhật các tính năng mới nhất, bao gồm cả AI.	Đội ngũ IT của doanh nghiệp phải tự thực hiện việc bảo trì và cài đặt các bản cập nhật.
Khả năng truy cập	Dễ dàng truy cập từ mọi nơi, mọi thiết bị có kết nối internet, bảo mật cao.	Truy cập bị giới hạn trong mạng nội bộ của công ty (có thể cấu hình để truy cập từ xa nhưng phức tạp).
Phù hợp với	Hơn 95% doanh nghiệp hiện đại, ưu tiên sự linh hoạt, chi phí có thể dự đoán và ít gánh nặng quản lý IT.	Các tổ chức có yêu cầu nghiêm ngặt về chủ quyền dữ liệu hoặc cần tùy biến sâu ở cấp độ máy chủ.

Kinh nghiệm triển khai thực tế của Tinymedia.vn cho thấy, SharePoint Online hiện là lựa chọn tối ưu cho hầu hết doanh nghiệp nhờ sự tiện lợi, khả năng mở rộng linh hoạt và luôn được trang bị những công nghệ mới nhất từ Microsoft, đặc biệt là các tính năng tích hợp AI của Copilot. Việc tạo ra nội dung hấp dẫn cho intranet cũng cần kỹ năng như làm SEO cho website, việc này đòi hỏi sự đầu tư bài bản và bạn có thể nâng cao kỹ năng của mình với Khóa học SEO Website toàn diện từ Tinymedia.vn.

5 bước xây dựng website nội bộ chuyên nghiệp với SharePoint

Xây dựng một intranet thành công không chỉ là việc tạo ra các trang và tải tài liệu lên. Nó đòi hỏi một kế hoạch chiến lược để đảm bảo nền tảng thực sự đáp ứng nhu cầu của nhân viên và mục tiêu của doanh nghiệp. Theo các chuyên gia hàng đầu về UX, một intranet hiệu quả phải có khả năng sử dụng cao và cung cấp giá trị thực tiễn.

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng

Trước khi bắt đầu, hãy trả lời các câu hỏi cốt lõi: Website nội bộ này nhằm giải quyết vấn đề gì? (Ví dụ: Cải thiện truyền thông, trung tâm hóa tài liệu, tự động hóa quy trình nghỉ phép). Đối tượng người dùng chính là ai? (Toàn công ty, phòng Marketing, đội ngũ kỹ thuật?). Những tính năng nào là bắt buộc phải có trong giai đoạn đầu? Việc xác định rõ mục tiêu sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình xây dựng.

Bước 2: Lên kế hoạch cấu trúc thông tin (Information Architecture)

Đây là bước xây dựng bộ xương cho intranet của bạn. Hãy phác thảo cách các trang, thư viện tài liệu, danh sách sẽ được tổ chức. Một cấu trúc logic, dễ hiểu sẽ giúp người dùng tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng. Hãy nghĩ về các Hub Sites để nhóm các trang có liên quan lại với nhau (ví dụ: Hub Nhân sự bao gồm các trang về Lương, Phúc lợi, Tuyển dụng) và tạo ra một hệ thống điều hướng nhất quán.

Bước 3: Thiết kế giao diện và trải nghiệm người dùng (UI/UX)

Mặc dù SharePoint cung cấp các mẫu sẵn, việc tùy chỉnh giao diện để phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu của công ty là rất quan trọng. Hãy đảm bảo thiết kế sạch sẽ, chuyên nghiệp, và quan trọng nhất là thân thiện với thiết bị di động. Một intranet có giao diện lỗi thời, tải trang chậm sẽ làm giảm đáng kể tỷ lệ sử dụng của nhân viên. Mục tiêu là tạo ra một trải nghiệm mượt mà, không gây khó chịu cho người dùng.

Bước 4: Xây dựng và phát triển nội dung ban đầu

Một ngôi nhà trống không có giá trị. Hãy bắt đầu đưa vào những nội dung cốt lõi đã xác định ở bước 1. Đó có thể là các chính sách nhân sự quan trọng, các mẫu biểu thường dùng, tin tức công ty, lịch sự kiện sắp tới. Phân công người chịu trách nhiệm cho từng mảng nội dung để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chính xác, xây dựng niềm tin cho người dùng ngay từ đầu.

Bước 5: Ra mắt, đào tạo và thu thập phản hồi

Tổ chức một buổi ra mắt chính thức để giới thiệu intranet mới cho toàn thể nhân viên. Cung cấp các tài liệu hướng dẫn hoặc các buổi đào tạo ngắn để họ làm quen với nền tảng. Quan trọng nhất, hãy thiết lập một kênh (ví dụ: một danh sách SharePoint hoặc Microsoft Forms) để thu thập phản hồi, báo lỗi và các đề xuất cải tiến. Một intranet thành công là một intranet liên tục được cải tiến dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng.

Kết luận

SharePoint không chỉ là một phần mềm mà là một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp chuyển đổi số từ bên trong. Bằng cách xây dựng một website nội bộ chuyên nghiệp, bạn có thể phá vỡ các rào cản thông tin, tăng cường sự cộng tác và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Đây là một tài sản số cần được đầu tư bài bản, là nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững. Hãy bắt đầu lên kế hoạch cho cổng thông tin nội bộ của bạn ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Nếu bạn cần một lộ trình tư vấn chuyên sâu hoặc giải pháp thiết kế website chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ Hotline: 08.78.18.78.78 hoặc điền form tư vấn, các chuyên gia của Tinymedia.vn sẽ liên hệ lại ngay!