SharePoint Là Gì? Xây Dựng Website Nội Bộ Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp

Đăng vào bởi Phạm Đăng Định

SharePoint là nền tảng hợp nhất giúp doanh nghiệp xây dựng một cổng thông tin nội bộ chuyên nghiệp, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất cộng tác. Để giúp doanh nghiệp bạn khai thác tối đa sức mạnh của công cụ này, Tinymedia.vn sẽ cung cấp một lộ trình toàn diện để xây dựng một website nội bộ hiệu quả, gắn kết nhân viên và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp phát triển.

SharePoint là gì? Giải mã nền tảng toàn diện từ Microsoft

SharePoint là một nền tảng cộng tác dựa trên web do Microsoft phát triển, được tích hợp sâu trong hệ sinh thái Microsoft 365. Về bản chất, nó hoạt động như một hệ thống quản lý nội dung (CMS) và quản lý tài liệu (DMS) mạnh mẽ, cho phép các tổ chức, doanh nghiệp chia sẻ, quản lý thông tin, kiến thức và ứng dụng một cách an toàn để tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.

Hãy hình dung SharePoint như một “bộ não” kỹ thuật số trung tâm cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Thay vì các tài liệu, thông báo, và quy trình bị phân mảnh trên nhiều email, file server hay các ứng dụng chat, SharePoint hợp nhất tất cả vào một nơi duy nhất. Nền tảng này cho phép bạn xây dựng các trang web nội bộ (intranet) đa dạng, từ một trang thông báo đơn giản cho toàn công ty đến một không gian làm việc phức tạp cho một dự án cụ thể. Với SharePoint, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, cộng tác trên cùng một tài liệu trong thời gian thực, tự động hóa các quy trình lặp lại và luôn cập nhật những tin tức mới nhất của tổ chức. Đây không chỉ là một công cụ lưu trữ, mà là một giải pháp toàn diện để xây dựng văn hóa doanh nghiệp số, cải thiện truyền thông nội bộ và thúc đẩy sự gắn kết.

Những tính năng cốt lõi làm nên sức mạnh của SharePoint

Sức mạnh của SharePoint không đến từ một tính năng đơn lẻ mà là sự kết hợp của nhiều công cụ mạnh mẽ. Dưới đây là những trụ cột chính giúp nền tảng này trở thành lựa chọn hàng đầu cho việc xây dựng website nội bộ.

1. Quản lý tài liệu và nội dung thông minh (DMS)

Đây là trái tim của SharePoint. Nó vượt xa các dịch vụ lưu trữ đám mây thông thường bằng cách cung cấp các tính năng quản lý chuyên sâu, đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

  • Đồng tác giả (Co-authoring): Nhiều người dùng có thể cùng lúc chỉnh sửa một tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint, mọi thay đổi được lưu tự động và đồng bộ hóa ngay lập tức.
  • Quản lý phiên bản (Versioning): Tự động lưu lại các phiên bản cũ của tài liệu mỗi khi có chỉnh sửa. Điều này giúp dễ dàng theo dõi lịch sử thay đổi và khôi phục lại phiên bản trước đó nếu cần.
  • Siêu dữ liệu (Metadata): Cho phép bạn gắn các “thẻ” thông tin tùy chỉnh cho tài liệu (ví dụ: phòng ban, tên dự án, trạng thái). Việc này giúp việc tổ chức, tìm kiếm và lọc tài liệu trở nên cực kỳ hiệu quả.
  • Quy trình phê duyệt (Approval Workflows): Thiết lập các quy trình tự động để tài liệu phải được phê duyệt bởi người quản lý trước khi được xuất bản chính thức, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.

2. Xây dựng Cổng thông tin nội bộ (Intranet Portal) linh hoạt

SharePoint cung cấp các công cụ để xây dựng các trang web nội bộ đẹp mắt, chuyên nghiệp mà không cần kiến thức lập trình sâu. Bạn có thể tạo ra một trung tâm thông tin cho toàn bộ tổ chức.

  • Trang truyền thông (Communication Sites): Được thiết kế để chia sẻ thông tin đến một lượng lớn người dùng. Lý tưởng cho các trang chủ intranet, cổng thông tin nhân sự, trang tin tức công ty.
  • Trang nhóm (Team Sites): Là không gian làm việc cộng tác cho các đội nhóm, phòng ban hoặc dự án cụ thể. Mỗi trang nhóm đều có thư viện tài liệu, danh sách công việc, lịch chung và sổ tay riêng.
  • Web Parts: Là các khối chức năng kéo-thả (như tin tức, sự kiện, video, tài liệu nổi bật) cho phép bạn tùy chỉnh giao diện trang một cách dễ dàng.

3. Cộng tác nhóm và tự động hóa quy trình làm việc

Tích hợp chặt chẽ với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint tạo ra một môi trường làm việc liền mạch, giúp loại bỏ các công việc thủ công tốn thời gian.

  • Danh sách (Lists): Tương tự như một bảng tính Excel thông minh, bạn có thể tạo các danh sách để theo dõi mọi thứ từ yêu cầu hỗ trợ IT, danh sách khách hàng tiềm năng đến quản lý tài sản.
  • Tích hợp với Microsoft Teams: Mỗi kênh trong Teams đều có một trang SharePoint tương ứng ở phía sau để quản lý tất cả các tệp tin được chia sẻ, tạo ra một sự kết hợp hoàn hảo giữa giao tiếp và quản lý tài liệu.
  • Tích hợp với Power Automate: Cho phép bạn xây dựng các luồng công việc tự động. Ví dụ: tự động gửi thông báo khi có tài liệu mới được tải lên, hoặc bắt đầu quy trình phê duyệt khi một mục trong danh sách được tạo.

Các nguyên tắc thiết kế giao diện (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) trên SharePoint cũng quan trọng như trên một website công khai. Khám phá cách Tinymedia.vn tạo ra những nền tảng kỹ thuật số hiệu quả qua dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp của chúng tôi!

So sánh SharePoint với các công cụ lưu trữ phổ biến

Nhiều doanh nghiệp thường phân vân giữa SharePoint, Google Drive và Dropbox. Mặc dù chúng đều cung cấp khả năng lưu trữ đám mây, nhưng mục đích và phạm vi của chúng rất khác nhau. Việc coi SharePoint chỉ là “một phiên bản khác của Google Drive” là một sai lầm lớn. SharePoint là một nền tảng toàn diện, trong khi Google Drive và Dropbox chủ yếu là các dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp.

Tính năng SharePoint Google Drive / Dropbox
Chức năng cốt lõi Nền tảng cộng tác, xây dựng intranet, quản lý nội dung và tài liệu. Dịch vụ lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ tệp tin trên đám mây.
Xây dựng Intranet Rất mạnh mẽ. Cung cấp công cụ kéo-thả để xây dựng các trang thông tin, tin tức, lịch. Hạn chế hoặc không có. Chỉ có thể tạo cấu trúc thư mục đơn giản.
Tự động hóa Tích hợp sâu với Power Automate để tạo các quy trình làm việc phức tạp. Khả năng tự động hóa cơ bản hoặc cần tích hợp qua các công cụ bên thứ ba.
Tùy biến Khả năng tùy biến rất cao, từ giao diện đến chức năng với SharePoint Framework (SPFx). Khả năng tùy biến giao diện và chức năng rất hạn chế.
Đối tượng mục tiêu Doanh nghiệp vừa và lớn, các tổ chức cần một giải pháp quản lý tập trung. Người dùng cá nhân, nhóm nhỏ, doanh nghiệp cần giải pháp lưu trữ đơn giản.

Phân biệt các phiên bản: SharePoint Online và SharePoint Server

Doanh nghiệp có hai lựa chọn chính khi triển khai SharePoint: phiên bản đám mây (Online) và phiên bản tại chỗ (Server). Việc lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu về kiểm soát, ngân sách và nguồn lực IT của doanh nghiệp.

Yếu tố SharePoint Online (Microsoft 365) SharePoint Server (On-Premises)
Lưu trữ Trên đám mây của Microsoft. Doanh nghiệp không cần quản lý hạ tầng phần cứng. Trên máy chủ riêng của doanh nghiệp. Yêu cầu tự quản lý hạ tầng.
Chi phí Mô hình thuê bao (Subscription) hàng tháng/năm cho mỗi người dùng. Chi phí mua bản quyền một lần và chi phí duy trì, nâng cấp hạ tầng.
Bảo trì & Cập nhật Microsoft tự động xử lý. Luôn được cập nhật các tính năng mới nhất. Đội ngũ IT của doanh nghiệp phải tự thực hiện việc bảo trì và cài đặt các bản cập nhật.
Khả năng truy cập Dễ dàng truy cập từ mọi nơi, mọi thiết bị có kết nối internet. Truy cập bị giới hạn trong mạng nội bộ của công ty (có thể cấu hình để truy cập từ xa).
Phù hợp với Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại, ưu tiên sự linh hoạt, chi phí có thể dự đoán và ít gánh nặng quản lý IT. Các tổ chức có yêu cầu nghiêm ngặt về chủ quyền dữ liệu hoặc cần tùy biến sâu ở cấp độ máy chủ.

Kinh nghiệm triển khai thực tế của Tinymedia.vn cho thấy, SharePoint Online hiện là lựa chọn tối ưu cho hơn 90% doanh nghiệp nhờ sự tiện lợi, khả năng mở rộng linh hoạt và luôn được trang bị những công nghệ mới nhất từ Microsoft.

Việc tạo ra nội dung hấp dẫn cho intranet cũng cần kỹ năng như làm SEO cho website. Nâng cao kỹ năng của bạn với Khóa học SEO Website toàn diện từ Tinymedia.vn.

5 bước xây dựng website nội bộ chuyên nghiệp với SharePoint

Xây dựng một intranet thành công không chỉ là việc tạo ra các trang và tải tài liệu lên. Nó đòi hỏi một kế hoạch chiến lược để đảm bảo nền tảng thực sự đáp ứng nhu cầu của nhân viên và mục tiêu của doanh nghiệp. Theo các chuyên gia hàng đầu về UX, một intranet hiệu quả phải có khả năng sử dụng cao và cung cấp giá trị thực tiễn.

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng

Trước khi bắt đầu, hãy trả lời các câu hỏi cốt lõi: Website nội bộ này nhằm giải quyết vấn đề gì? (Ví dụ: Cải thiện truyền thông, trung tâm hóa tài liệu, tự động hóa quy trình nghỉ phép). Đối tượng người dùng chính là ai? (Toàn công ty, phòng Marketing, đội ngũ kỹ thuật?). Những tính năng nào là bắt buộc phải có trong giai đoạn đầu?

Bước 2: Lên kế hoạch cấu trúc thông tin (Information Architecture)

Đây là bước xây dựng “bộ xương” cho intranet của bạn. Hãy phác thảo cách các trang, thư viện tài liệu, danh sách sẽ được tổ chức. Một cấu trúc logic, dễ hiểu sẽ giúp người dùng tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng, giảm “Tỷ lệ thoát” (Bounce Rate) khỏi intranet. Hãy nghĩ về các Hub Sites để nhóm các trang có liên quan lại với nhau (ví dụ: Hub Nhân sự bao gồm các trang về Lương, Phúc lợi, Tuyển dụng).

Bước 3: Thiết kế giao diện và trải nghiệm người dùng (UI/UX)

Mặc dù SharePoint cung cấp các mẫu sẵn, việc tùy chỉnh giao diện để phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu của công ty là rất quan trọng. Hãy đảm bảo thiết kế sạch sẽ, chuyên nghiệp, và quan trọng nhất là thân thiện với thiết bị di động. Một intranet có giao diện lỗi thời, tải trang chậm (LCP – Largest Contentful Paint cao) sẽ làm giảm đáng kể tỷ lệ sử dụng của nhân viên. Mục tiêu là tạo ra một trải nghiệm mượt mà, không gây khó chịu cho người dùng.

Bước 4: Xây dựng và phát triển nội dung ban đầu

Một ngôi nhà trống không có giá trị. Hãy bắt đầu đưa vào những nội dung cốt lõi đã xác định ở bước 1. Đó có thể là các chính sách nhân sự quan trọng, các mẫu biểu thường dùng, tin tức công ty, lịch sự kiện sắp tới. Phân công người chịu trách nhiệm cho từng mảng nội dung để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chính xác.

Bước 5: Ra mắt, đào tạo và thu thập phản hồi

Tổ chức một buổi ra mắt chính thức để giới thiệu intranet mới cho toàn thể nhân viên. Cung cấp các tài liệu hướng dẫn hoặc các buổi đào tạo ngắn để họ làm quen với nền tảng. Quan trọng nhất, hãy thiết lập một kênh (ví dụ: một danh sách SharePoint) để thu thập phản hồi, báo lỗi và các đề xuất cải tiến. Một intranet thành công là một intranet liên tục được cải tiến dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng.

Trong khi SharePoint giúp tối ưu hóa hoạt động nội bộ, việc thu hút khách hàng bên ngoài lại cần một chiến lược khác. Nắm vững nghệ thuật quảng cáo kỹ thuật số với Khóa học Google Ads AI đột phá của chúng tôi.

Kết luận

SharePoint không chỉ là một phần mềm mà là một giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp chuyển đổi số từ bên trong. Bằng cách xây dựng một website nội bộ chuyên nghiệp, bạn có thể phá vỡ các rào cản thông tin, tăng cường sự cộng tác và xây dựng một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Đây là một tài sản số cần được đầu tư bài bản, là nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững. Hãy bắt đầu lên kế hoạch cho cổng thông tin nội bộ của bạn ngay hôm nay.

Nếu bạn cần một lộ trình tư vấn chuyên sâu hoặc giải pháp thiết kế website chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ Hotline: 08.78.18.78.78 hoặc điền form tư vấn, các chuyên gia của Tinymedia.vn sẽ liên hệ lại ngay!

Lưu ý: Các thông tin trong bài viết mang tính chất tham khảo. Hiệu quả thực tế của website phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng sản phẩm/dịch vụ, chiến lược marketing tổng thể và sự biến đổi của thị trường.